Il ristorante rappresenta il coronamento del nostro sogno imprenditoriale e la nostra principale fonte di sostentamento. Come tale lo dobbiamo proteggere, monitorando il suo stato di salute finanziaria giorno dopo giorno. Aspettare la fine del mese per fare i conti del ristorante e capire come stanno andando davvero gli affari è molto rischioso. Potrebbe essere tardi per correre ai ripari. Oltre al calcolo del Food Cost, prezioso per capire quanto ci costa davvero un piatto, è importante avere sempre sotto controllo il Costo Sedia. Cos’è? Come si ottiene?

Uno strumento infallibile

Come spiega Roberto Carcangiu, R&D Cooking Director,  coordinatore didattico di Congusto Gourmet Institute e Presidente dell’Associazione Professionale Cuochi Italiani (APCI), il Costo Sedia è un parametro che racchiude tutte le spese che un ristoratore deve sostenere allo scopo di mantenere aperto il locale e continuare a offrire i propri servizi. Niente di nuovo, in apparenza. Il Costo Sedia, però, “è fondamentale per capire come sta il ristorante dal punto di vista finanziario, perché prevede la suddivisione di queste spese per il numero di coperti. Ci dice subito se, quando non siamo riusciti a occupare un numero sufficiente di posti in sala, stiamo accumulando perdite, che mettono a rischio la sopravvivenza del locale. E quanto“. Pensare “oggi ho avuto pochi clienti, ma potrò sempre recuperare domani” ci porta fuori strada.

Il Costo Sedia ci dice subito se stiamo perdendo denaro

Ogni giorno che passa senza riempire a sufficienza le sale rappresenta una sofferenza economica e finanziaria per la nostra attività. E dobbiamo sapere a quanto ammontano le perdite. A dircelo sono il Costo Sedia e gli altri conti del ristorante. Vediamo i più importanti.

Cosa consente di fare il Costo Sedia

Grazie al Costo Sedia potremo ipotizzare quali prezzi ritoccare o quali cambiamenti di gestione effettuare per migliorare la situazione o risolverla del tutto. Magari decideremo di ristrutturare il menu per offrire piatti meno costosi a prezzi maggiori, o anche di aumentare il costo del coperto, perché avremo capito che ogni “sedia” richiede una spesa maggiore di quanto pensassimo, ad esempio a causa del costo del personale. Fare i conti del ristorante quotidianamente o almeno mensilmente aiuta a capire in quale direzione andare per ottenere il successo.

Per conoscere il Costo Sedia dobbiamo, innanzitutto, avere sotto controllo tutte le spese da sostenere mese per mese. Potremo poi spalmarle sui giorni di apertura e sui coperti.

Costo Sedia = Costi fissi + Costi variabili (in percentuale) / numero giorni di apertura + numero di coperti

Sommare i costi fissi

L’insieme dei costi fissi è quello che raggruppa tutte le spese che non variano in relazione alle vendite. Vanno quindi conteggiati in questo gruppo:

• l’affitto dei locali;
• le polizze assicurative;
• le tasse (che possono variare, ma sono prevedibili in base al fatturato dell’anno precedente);
• l’attrezzatura;
• le pulizie se gestite da impresa esterna;
• le bollette di luce e gas, che possono variare ma generalmente si mantengono vicine a una cifra mensile media su base annua;
• una parte dei costi del personale, ovvero lo stipendio di camerieri, cuochi, cassieri, eccetera, come stabilito dai Contratti Collettivi Nazionali.

Restano fuori dal computo eventuali ore straordinarie dovute a picchi di lavoro e la retribuzione del personale stagionale aggiuntivo. La percentuale di incidenza sul fatturato dei costi per il personale dipende dal tipo di servizio che si desidera realizzare (quanta attenzione va dedicata al cliente? I camerieri devono versare il vino ogni volta che un bicchiere è vuoto?). Con una forbice compresa tra il 35-45% del totale.

Alcuni costi fissi sono controllabili, ovvero possiamo agire per modificarli in breve tempo. Le bollette di energia e gas possono essere incluse nel calcolo dei costi fissi oppure no. Ma una cifra minima che non varia in base al numero di piatti serviti è sempre da mettere in conto.

Alcuni costi fissi sono controllabili: è possibile modificarli in breve tempo

Ad esempio, possiamo tagliare le spese per la società esterna di pulizie, se dovesse essere necessario. Anche il contratto di luce e gas può essere rinegoziato o si può passare a un altro fornitore. Ci vorranno, però, almeno quattro mesi per portare a termine la pratica. L’affitto o le tasse, invece, non sono spese sulle quali è facile intervenire. Anche se le tasse possono sempre essere rateizzate.

Stimare i costi variabili

I costi variabili raggruppano tutte quelle spese che dipendono direttamente dal numero di coperti e di piatti venduti. Materiali di consumo (pane e grissini, tovaglioli, carta igienica, detersivi), ma anche materie prime per la preparazione dei piatti, bevande, e costi di retribuzione degli stagionali. Li possiamo controllare? Sì. I dipendenti a chiamata possono essere diminuiti in numero quando non servono. E possono lavorare meno ore o giorni.

I costi variabili aumentano o diminuiscono quando si lavora tanto o poco, ma vanno comunque stimati per tenerli sotto controllo

Nei momenti di difficoltà si può pensare di cercare un fornitore più economico per l’acqua, piuttosto che per i tovaglioli di carta, il pane, eccetera. I costi variabili possono essere conteggiati come una percentuale, perché possiamo ipotizzare a quanto ammontino sulla base di quanto si lavora. Crescono, infatti, al crescere del numero di clienti e di piatti venduti. Possiamo stimare i costi variabili sulla base delle spese sostenute negli anni precedenti se non siamo al nostro primo anno di apertura. E sicuramente possiamo avvalerci del Food Cost per quanto riguarda il monitoraggio degli esborsi legati alle materie prime.

Valutare i ricavi

I ricavi in un ristorante sono generati dai coperti. Per capire quanti coperti può soddisfare il nostro ristorante possiamo applicare una formula abbastanza semplice: dividiamo la superficie della sala per 1,2 metri quadri, lo “spazio” da prevedere per ogni singolo cliente. Se abbiamo a disposizione 50 mq potremo ospitare una quarantina di coperti. A noi la scelta di “far stringere” gli avventori gomito a gomito o meno. Tutto dipende anche dal tipo di ristorante. A questo calcolo ne va necessariamente affiancato un altro, che riguarda la capacità produttiva della cucina. Dato che dipende sicuramente dalla sua grandezza, perché ci dice quanti fuochi e attrezzatura potremo avere a disposizione, ma non solo.

Facciamo un passo in più

Abbiamo fatto tutti i compiti e scoperto quanto ci “costa ogni sedia”. Il dato ottenuto varia moltissimo in base alla tipologia del ristorante, alla zona dove operiamo, al menu. Abbiamo un’idea di quali spese dobbiamo tagliare o quali prezzi al cliente vanno ritoccati. magari abbiamo il dubbio che il nostro punto debole non sia il Food Cost ma piuttosto il numero di camerieri e la loro organizzazione, e pensiamo di poter intervenire… E così via. Ma ci serve un quadro più completo per stabilire una strategia mirata. Per averlo, dobbiamo fare ancora alcuni conti del ristorante. Il costo sedia è strettamente connesso al Break Event Point (BEP), o punto di pareggio.

Dopo il Costo Sedia dobbiamo calcolare il Punto di Pareggio

Utilizzi del Break Even Point

Il Punto di pareggio è un dato che ci permette di stimare concretamente quanto dovremmo vendere e quindi quanti clienti dovremmo avere, per ammortizzare tutti gli investimenti e le spese sostenute. È piuttosto complesso da ottenere. Il vantaggio è che, avendo calcolato il Costo Sedia, molti dei dati che ci servono li abbiamo già. Qual è il trucco per non perdere di vista l’obiettivo, che è quello di guadagnare o almeno non perdere mai denaro, pareggiando le spese? Oltre a suddividere tutte le uscite, nel loro complesso, per il numero di giorni di apertura annuali e i coperti, dobbiamo tenere ben presente:

• lo scontrino medio di vendita;
• il numero medio di coperti effettivamente occupati.

La domanda alla quale risponde il Break Event Point è: quanto dobbiamo vendere per pareggiare (tutti) i costi?

Lo scopriamo applicando questa formula matematica:

Quantità da vendere= Costi fissi / Prezzo di vendita unitario medio – Costi variabili

E la formula diventa ancora più utile se le impieghiamo per capire la quantità di piatti venduti necessari a generare un risultato prefissato.

Quantità da vendere = Costi fissi + Risultato da raggiungere / Prezzo unitario di vendita – Costi variabili

Possiamo stimare il Risultato da raggiungere a partire dal Costo Sedia. Sappiamo quanto ci costa ogni coperto, quindi abbiamo un’idea di quanto vogliamo che spenda ogni cliente, tenendo conto che non avremo sempre la sala piena al 100%. Valutiamo qual è stato lo scontrino medio dello scorso anno, o mese, se siamo aperti da poco. O ipotizziamo un risultato realistico sulla base di quanto scritto nel Business Plan prima dell’avvio dell’attività. Il Risultato atteso, comunque, deve essere il nostro Break Event Point oppure la somma di BEP più un margine per noi. Il Prezzo Unitario di vendita, invece, è uguale al prezzo di ogni piatto nel menu diviso per il numero di portate.

Le formule vanno usate ma rappresentano comunque un’approssimazione della realtà

Ricordiamoci comunque che stiamo applicando delle formule di economia aziendale. Fondamentali da conoscere e utilizzare, ma che rappresentano pur sempre un’approssimazione della realtà. In base al numero ottenuto dal conteggio per stimare la quantità di piatti da vendere allo scopo ottenere il Risultato voluto, possiamo anche capire quanto è distante il numero medio di coperti occupati che registriamo giorno dopo giorno da quello che ci servirebbe per raggiungere il nostro obiettivo.

Tutto sotto controllo

Un metodo molto efficace per ridurre gli sprechi e controllare quali sono gli aspetti che possono essere ottimizzati per migliorare lo stato di salute finanziaria del ristorante è adottare un sistema gestionale. Sono software che “fanno per noi” i conti del ristorante. Esistono moltissimi programmi per il computer o anche per i dispositivi mobile, che offrono un certo grado di personalizzazione. Purtroppo però, spesso sono piuttosto costosi. In alternativa possiamo creare un foglio di excel con tutte le voci dei costi mese per mese e le formule per ricavare Food Cost, Costo Sedia e BEP. Ci vorrà del tempo ma potrebbe davvero fare la differenza.

Il locale è vuoto? Può (ma non deve) succedere

State perdendo clienti senza un motivo apparente? Significa che le azioni intraprese per promuovere il ristorante non sono quelle giuste. Oppure non sono abbastanza efficaci. O ancora è intervenuto un nuovo elemento a perturbare gli equilibri, come l’apertura, nella zona, di un locale che prima non c’era e che sa essere molto aggressivo dal punto di vista delle offerte e della pubblicità. In questo caso è fondamentale agire al più presto. Possiamo affidarci ad alcune strategie a basso costo per attirare clienti ma anche pensare di provare servizi come quello di TheFork.

E voi? State monitorando i conti del ristorante giorno per giorno? Se sì come?